会議は２人３脚 - さの、ブログやるってよ

こんにちはさのです。
まぁまぁ仕事が忙しくてブログのこと忘れておりました。
せっかく忙しいので、忙しくなった原因と対策を考えてみます。
(今回文字ばっかりでとても読みづらいです、すみません。)

現在とあるアプリの要件定義をしております。
当然クライアントと会議をして要件を定めていくわけですが、これがえらい時間がかかっております。

・画面のモックアップを作成
・一日前にクライアントへモックアップ含む資料を送付
・画面順に処理を説明
・逐一質問や要望を聞き、検討議論

さて既に問題点がいくつか見えているような気もしますが、
会議の中で問題が浮き彫りになったやり取りがあったのでそれもピックアップします。

・クライアント同士の議論
クライアント同士でどういう機能が必要かという議論がされておらず、時間がかかってしまった。

・似たような機能に対する繰り返しの議論
例えば検索の方法など項目の違いはあるにせよ、基本的には同じ動作をする箇所で同じような説明をし、時間がかかってしまった。

・一度決めたことが覆る
こうしようと決めたのに、後でやっぱり不可能という結論になってしまった。

・クライアントが必要としていない機能の提案
このままじゃ使いづらいと思い、新機能を提案したがクライアントはそこまでする必要はないと考えていた。

・きわどい機能の議論
あれば便利だが、そこまでする必要があるのかという機能について不要とする決定打がなく、議論が長引いた挙句結論が出ていない。

こうやって見るとてんでダメダメですね。
先輩方に頂いたアドバイスをもとに考えた解決策をまとめます。　

１．資料提出は早めに
資料を早く提出することでクライアント同士の議論を先にしてもらいます。何日前に出せばいいのかはクライアントに直接聞くのがいいと思います。議論しておいてくれと伝えるのも忘れないようにします。

２．似たような機能は似たような画面(設計)を
ユーザーのことを考えても似た機能は似た画面のほうが操作がわかりやすいです。どうしても画面や設計が少し変わってしまう場合は、資料に注釈をつけておくことで同じような説明を省略します。

３．機能ごとにまとめておく
画面順に説明すると何故かはるか先の機能の質問などが飛んできました。機能ごとにまとめて説明し全体のどの部分の議論をしているか明確にすることで、議論があっちこっち飛ぶのを防ぎます。

４．細かく時間を決めておく
どの機能にどれぐらい時間をかけるか決めて、事前にクライアントと共有します。お互いが次の会議で何を重要視しているか明確にするのが目的です。クライアントが重要だと思っているのに自分が軽く見ていた機能があって、準備できていない状態で議論する羽目になります。

５．説明する順番は軽い項目から
一概に軽い順が良いとは言えませんが、基本的に軽いものは予定より早く終わるため、重要なものに使える時間を増やせます。

６．想定外の提案は持ち帰る
即答できるものはいいですが、その場で議論するとどうしても見落としが出てしまいます。せっかくまとまったのに実はできませんでしたということがないよう、なるべく持ち帰るようにします。

７．アプリの役割を明確にする
便利な機能はいくらでも思いつきます。
役割を明確にすることで、ガンガン機能を追加して際限なくアプリが巨大化していくのを防ぎます。ユーザーの絞込みをしてから考えると間違えづらくなると思います。

８．期限、予算を明確にする
予算や期限を超えるような機能は最初から議論する価値はありません。

９．きわどい機能は実際に使ってみてからでも遅くない
それでもいるのかいらないのか当落選上の機能はたくさん出てくると思います。以下の方法を試してみます。
・実際のデータを集め、判断材料にする。・実際使ってみてから必要であれば実装という方法をとる。

１０．会議を想像する
会議に限らずですが、ある程度、質問や議論になりそうな箇所を想定して回答や落とし所を考えておきます。そうすることで議論の時間をコントロールします。

会議はクライアントとの２人３脚だなぁと感じました。会議の前から細かく意思の疎通ができていないと全然進みません。うざいぐらいに電話して次回以降の会議はスムーズに進めたいです。

最後に、アドバイスくださった先輩方ありがとうございました。